Rekisterin pitäjä

Optimal Human Movement Oy / Proxima Finland

Tampellan esplanadi 3A LH3, 33100 Tampere

0447266033, info@proximafinland.fi

Yhteyshenkilö

Arttu Peltola

Tampellan esplanadi 3 A LH 3

Rekisterin nimi

Asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteri on Proxima Finlandin potilasrekisteri. Rekisteri sisältää asiakkaan käynti-, hoito- ja tutkimustiedot, jotka rekisteröidään Diarium –asiakastietojärjestelmään, joka on SSL-suojattu. Asiakas on voinut luovuttaa yhteystietonsa Proxima Finlandille myös muussa yhteydessä (esimerkiksi laskutusta varten, verkkokaupan asiakkaana tai myynti- ja markkinointitarkoituksiin). Henkilötietolain (523/99) mukaan on annettava tieto järjestelmään rekisteröidyille. Henkilötietorekisteriä käytetään asiakkaan tutkimusten ja hoidon suunnitteluun ja toteutukseen sekä rekisterinpitäjän oman toiminnan tilastointiin ja suunnitteluun. Tietoja voidaan käsitellä asiakassuhteen tai jäsenyyden hoitamiseksi.

Rekisterin sisältö

- Henkilön yksilöintitiedot: nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, asiakasnumero ja/tai lähiomaisen/huoltajan/edunvalvojan yhteystiedot.

- Tiedot asiakkaan tilaamista palveluista ja laskuttamisesta.

- Hoidon kannalta oleelliset tiedot asiakkaasta (esitiedot, sairaudet, vammat/leikkaukset, lääkitykset yms.) Henkilötiedot ovat salassapidettäviä ja kaikilla henkilökuntaan kuuluvilla on salassapitovelvollisuus. Henkilötietoja luovutetaan vain ja ainoastaan asiakkaan omalla suostumuksella tai hänen laillisen edustajansa suostumuksella tai erityislakiin nojaten. Asiakas voi milloin tahansa peruttaa suostumuksensa tietojen luovutukseen.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja voi kertyä rekisterinpitäjän omassa toiminnassa (hoitosuhteen alkaessa asiakkaalta saatavat esitiedot), niitä voidaan saada rekisteröidyltä itseltään (nettisivujen kautta tuotteita tai palveluita ostaessa, tapahtumissa, ajanvarauksen yhteydessä, henkilön itsensä luovuttamana, arvontaa tai kilpailuun osallistuessa tai asiakaspalvelutilanteessa) tai luovutuksina muista henkilörekistereistä (KANTA-arkistosta henkilön suostumuksella).

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötiedot ovat salassapidettäviä ja kaikilla henkilökuntaan kuuluvilla on salassapitovelvollisuus. Henkilötietoja luovutetaan vain ja ainoastaan asiakkaan omalla suostumuksella tai hänen laillisen edustajansa suostumuksella tai erityislakiin nojaten. Asiakas voi milloin tahansa peruttaa suostumuksensa tietojen luovutukseen.Tietoja voidaan luovuttaa eteenpäin muille terveysalan toimijoille (hoitolaitokset, lääkärit yms.) KANTA-arkiston välityksellä henkilön tai hänen laillisen edustajansa suostumuksella.

Markkinointi tarkoituksessa luovutettuja tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

A: Manuaalinen aineisto

Henkilötietoja voivat käyttää ainoastaan asianomaisen asiakkaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt. Työntekijöiden käyttöoikeudet asiakasrekisteritietoihin on määritetty siinä laajuudessa kuin heidän työtehtävänsä sitä edellyttävät. Paperisessa muodossa olevia henkilöasiakirjoja säilytetään lukituissa arkistokaapeissa.

B: ATK:lla käsiteltävät tiedot

Henkilötietoja voivat käyttää ainoastaan asianomaisen asiakkaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt. Työntekijöiden käyttöoikeudet asiakasrekisteritietoihin on määritetty siinä laajuudessa kuin heidän työtehtävänsä sitä edellyttävät. Sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot suojataan ulkopuoliselta käytöltä.

Tarkastusoikeus

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot. Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä. Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa. Epäämisperusteena voi olla esimerkiksi, että tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa asiakkaan terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille.Tarkastusoikeuden epäämisestä annetaan asiakkaalle kirjallinen selvitys.  Asiakas voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Tarkastuspyyntö osoitetaan vastaavalle terapeutille ja tarkastaminen toteutetaan erikseen sovittuna ajankohtana. Henkilötietorekisterin tarkastaminen tapahtuu yhdessä terapeutin kanssa. Asiakkaalla on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyydettäessä saada niistä kopiot.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai asiakkaan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä asiakasrekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Mikäli tiedon korjausvaatimusta ei hyväksytä, annetaan asiakkaalle tästä kirjallinen selvitys.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia varten. Rekisteröityä informaoidaan tästä oikeudesta selkeästi ja ymmärrettävästi ja mahdollinen kielto merkitään hänen tietoihinsa.

Päivitetty 15.9.2021